การลดขจัดความสูญเปล่า ของฝ่าย BP โตโยต้าดีเยี่ยม ด้วย LEAN

สิ่งที่สำคัญของการทำงานในฝ่าย BP (Body & Paint)  ที่ทุกแผนกต้องตระหนัก คือ เรื่องของเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่เรียกว่า "ความสูญเปล่า" เนื่องจากรถยนต์ของลูกค้าทุกคันที่เข้ามาใช้บริการฝ่ายตัวถังและสี ล้วนแต่ต้องการจะให้มีการดำเนินการซ่อมรถที่รวดเร็วเพื่อจะได้ใช้รถยนต์เร็วที่สุด    ดังนั้น กระบวนการทำงานของฝ่าย BP จะเป็นจะต้องลดการสูญเปล่าในการทำงาน ซึ่งจะต้องคำนึงสิ่งต่อไปนี้ให้ดีที่สุดด้วย คือ "งานต้องละเอียดที่สุด งานต้องประณีตที่สุด งานต้องพิถีพิถันที่สุด"  

ทั้งนี้ โตโยต้าได้นำ แนวคิดลีน (Lean Thanking)  มาประยุกต์ใช้ในการให้บริการแก่ลูกค้า  เพราะ 

จากแนวคิด Lean (ลีน) ดังกล่าว จะทำให้องค์กรปราศจากความสูญเปล่าอันทำให้เกิดความพึงพอใจของลูกค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งการลดหรือการขจัดความสูญเปล่า เป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องรีบดำเนินการให้รวดเร็วที่สุด  สำหรับความสูญเปล่า นั้น มี 7 ประการ (7 Waste or MUDA) ประกอบด้วย 

1. ความสูญเปล่าทางด้านผลิตที่มากเกินไป (Waste of over production)
2. ความสูญเปล่าทางด้านเวลา (Waste of time)
3. ความสูญเปล่าทางด้านการขนส่ง (Waste of transportation)
4. ความสูญเปล่าทางด้านกระบวนการผลิต (Waste of processing itself)
5. ความสูญเปล่าทางด้านสินค้า (Waste of Inventory)
6. ความสูญเปล่าทางด้านการเคลื่อนไหว (Waste of motion)
7. ความสูญเปล่าทางด้านการผลิตสินค้าบ่งพร่อง (Waste of making defective products) ที่มา http://www.econ.cmu.ac.th/econmag/journals/issue17-2_4.pdf

ดังนั้น หากว่าเป็นความสูญเปล่าของฝ่าย BP ของโตโยต้าดีเยี่ยม อาจจะ เป็นดังนี้

1. การมีอุปกรณ์ช่องซ่อมที่มากเกินความจำเป็น การมีพนักงานที่มีจำนวนมากเกินความจำเป็น

2. การมีจำนวนลูกค้าที่รอคอยเข้ามาใช้บริการจำนวนมาก

3. การขนส่งอะไหล่ที่มาจากแหล่งอื่น 

4. การมีขั้นตอนการทำงานที่ไม่เกิดประโยชน์

5. การนำอะไหล่มาเก็บไว้เกินความจำเป็น

6. กระบวนการซ่อมไม่มีต่อเนื่องในส่วนต่างๆ 

7. มีของเสียเกิดขึ้น 

แน่นอนว่า การดำเนินงานของฝ่าย BP ของโตโยต้าดีเยี่ยมนั้น ได้ขจัดความสูญเปล่าทั้ง 7 ด้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้

1. การจัดหาอุปกรณ์ที่ทันสมัยในจำนวนที่พอเหมาะต่อจำนวนรถยนต์ที่เข้ามาใช้บริการ รวมทั้งจำนวนพนักงานแผนกต่างๆ ที่มีจำนวนเหมาะสมมีความชำนาญเชี่ยวชาญกับงานที่เข้ามาใช้บริการ

2. การนำระบบคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลลูกค้าติดต่อประสานงาน ทั้งภายในฝ่าย BP ทำให้สามารถจัดการปริมาณรถยนต์ของลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการได้อย่างเหมาะสม ตามระยะเวลาที่ได้กำหนดวางแผน

3. การประสานงานด้านอะไหล่กับฝ่ายอะไหล่ส่วนกลาง ทำให้สามารถประมาณการระยะเวลาที่เหมาะสมในการซ่อม  อีกทั้ง การตัดสินใจจัดหาอะไหล่มาจัดเก็บใน Stock อย่างเหมาะสมเพื่อให้ใช้งานได้ทันท่วงทีกับความต้องการของลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าสามารถได้รับรถที่ซ่อมได้เร็วที่สุด

4. ผู้จัดการฝ่าย BP มีการ Monitor ของแผนกต่างๆ หากว่ามีปัญหารีบประชุมหัวหน้าแผนกเพื่อขจัดขั้นตอนการทำงานที่ไม่เกิดประโยชน์ทิ้งไปในที่สุด 

5. มีการนำระบบคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการบริหารและจัดการเรื่องอะไหล่ ซึ่งเป็นการร่วมทำงานกับข้อ 3 

6. ฝ่าย BP ได้นำระบบราง Line สำหรับช่วยลดเวลาในการเคลื่อนย้ายรถยนต์ที่เข้าออกซ่อม (ดูเพิ่มเติมได้ที่ ลดความสูญเปล่าดังกล่าว ฝ่าย BP) 

7. ของเสียที่อาจจะเกิดขึ้นนั้น การมีกิจกรรม 5 ส ดูเพิ่มเติมได้ที่ (กิจกรรม 5ส.เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญในการทำงานของฝ่าย BP ซึ่งในภาษาญี่ปุ่น คือ 5S) ซึ่งของเสียของฝ่าย BP ที่เกิดขึ้นอาจจะเป็น ขยะของเสียที่เกิดจากการทำงาน รวมทั้งน้ำเสียที่เกิดขึ้นจากการล้างรถและอุปกรณ์ นอกจากนั้น การทำงานของฝ่าย BP อาจจะมีของเสียที่อยู่ในรูปของ "เสียง" (ที่ช่างจะต้องเคาะตัวถังรถ) และ "กลิ่น" ที่เกิดจากการพ่นสีตัวถังรถยนต์

ดังนั้น จะเห็นว่าการทำงานของฝ่าย BP โตโยต้าดีเยี่ยม สามารถที่ขจัดลดความสูญเปล่าในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันนำไปสู่การบริการที่รวดเร็วมากยิ่งขึ้น เกิดความประทับใจให้ลูกค้าในที่สุด

สำหรับความสูญเปล่าที่อาจจะเกิดขึ้นของฝ่าย BP นั้น ได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการสื่อสารภายในฝ่าย รวมทั้งสื่อสารกับลูกค้าผ่านระบบคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ และสื่อสังคม (Social Media) ซึ่งในอนาคตนั้น การใช้ Social Media ยิ่งจะเป็นสิ่งที่จำเป็นที่ทุกคนหลีกเลี่ยงไม่ได้ ด้วยเหตุนี้ การนำ Social Media : Line Facebook น่าจะเป็นทางเลือกสำหรับการประชาสัมพันธ์สื่อสารกับลูกค้าเพื่อขจัดความสูญเปล่าในด้านต่างๆ ลงไปได้ เช่น ความสูญเปล่าทางด้านเวลา (Waste of time) เป็นต้น  

อจ.ตุ้ย

สำหรับความสุญเปล่านั้น หากว่าเกิดขึ้นกับทุกฝ่ายในองค์กรย่อมจะทำให้เกิดผลเสียหายอย่างแน่นอน  อย่างไรก็ดีความสูญเปล่าอาจจะเกิดขึ้นในลักษณะที่ไม่เหมือนกัน  โดยเฉพาะปัญหาเกี่ยวกับเรื่องของ "คน" เพราะความสูญเปล่าอันเกิดจากความเป็นคนนั้น สามารถเกิดขึ้นได้ดังนี้ 

" ความสูญเปล่า 7 ประการ "

• จักขุสุญโญ ... มีตาอันสูญเปล่า

• โสตะสุญโญ ... มีหูอันสูญเปล่า

• หัตถะสุญโญ ... มีมืออันสูญเปล่า

• ปาทะสุญโญ ... มีเท้าอันว่างเปล่า

• มุกขะสุญโญ ... มีปากอันสูญเปล่า

• กายะสุญโญ ... มีกายอันสูญเปล่า

• อายุสุญโญ ... มีอายุอันสูญเปล่า

(ที่มา อ่านเพิ่มเติม ความสูญเปล่า 7 ประการ )

จะเห็นว่าในเรื่องของความสูญเปล่า 7 ประการ อันเป็นความสูญเปล่าของการเกิดมาเป็นมนุษย์  ดังนั้น เพื่อไม่ให้เกิดความสูญเปล่านั้น มนุษย์ทุกคนจะต้องใช้ ตา หู มือ เท้า ปาก กาย และ การอายุขณะที่เป็นมนุษย์ ให้มีความถูกต้องและให้เป็นประโยชน์สูงสุดในการทำงานของตน   โดยเฉพาะพนักงานฝ่าย BP ควรจะต้องดำเนินการดังต่อไปนี้เพื่อลดความสูญเปล่าในการทำงาน ดังนี้

1. ใช้ตาในการตรวจสอบการเสียหายของรถยนต์ที่เข้าซ่อมอย่างละเอียดลออ

2. ใช้หูฟังเสียงความต้องการของลูกค้าอย่างตั้งใจ และฟังเพื่อนร่วมงานให้เข้าใจในงานร่วมกัน

3. ใช้มือในการทำงานอย่างตั้งใจ

4. ใช้เท้าก้าวเดินเข้าหาลูกค้าด้วยความห่วงใย พร้อมก้าวเดินในการทำงานที่คล่องแคล่วให้งานเสร็จอย่างรวดเร็ว

5. ใช้ปากในการพูดกับลูกค้าให้เกิดความประทับใจที่สุด ใช้ปากพูดกับเพื่อนร่วมงานด้วยความมีเมตตาต่อกันและกัน

6. ใช้กาย (ร่างกายทั้งหมด) ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร (โตโยต้าดีเยี่ยม) และที่สำคัญใช้ร่างกายให้ถูกต้องในการดำรงชีวิตเพื่อให้เกิดความสุขต่อทั้งตนเอง ครอบครัว และบริษัทที่ทำงานโตโยต้าดีเยี่ยม

7. การมีอายุที่ยืนยาวในการทำงานที่มีความสุข มีอายุเพื่อทำสิ่งที่ถูกต้อง สิ่งที่ดีมีความสุข 

เมื่อไหร่ก็ตามที่สามารถลดความสูญเปล่าได้แล้ว ย่อมจะเกิดประโยชน์ต่อทุกคนทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในที่สุด  

และตามรูปภาพต่อไปนี้ หากว่า เราสามารถที่จะประยุกต์เรื่องของ "Lean" กับสิ่งที่ใกล้ตัวของเรา และองค์กร รวมถึงประเทศชาติได้แล้วย่อมจะเกิดผลดีอย่างยิ่ง