การใช้ Information Technology ในการทำงานอย่างมีความสุข ของ โตโยต้าดีเยี่ยม

   ในโลกของธุรกิจทุกด้านล้วนหลีกหนีไม่พ้นการใช้ Information Technology (IT) เข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงาน เริ่มต้นตั้งแต่ในส่วนของการประชาสัมพันธ์ การระบบบริหารงานลูกค้าให้เกิดประโยชน์ต่อการบริการและการขาย และ ในส่วนอื่นๆ  

    สำหรับ บริษัท โตโยต้าดีเยี่ยม จำกัด ซึ่งเป็นผู้แทนจำหน่ายของ บริษัท โตโยต้ามอเตอร์ ประเทศไทย จำกัด (Toyota Motor Thailand : TMT) จะต้องดำเนินการนโยบายตามที่ TMT ได้กำหนดไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำ "IT" มาใช้ในการบริหารจัดการ เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อการบริการลูกค้าให้มีความพึงพอใจมากที่สุด

   ในเบื้องต้นนั้นการประชาสัมพันธ์ การให้ข้อมูลกับลูกค้าเป็นส่วนที่สำคัญอย่างยิ่ง จำเป็นจะต้องมีการพัฒนาเว็บไซต์ (Website) ให้ข้อมูลกับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าเข้าถึงข้อมูลได้มากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของรูปลักษณ์รถยนต์รุ่นต่างๆ ว่ามีจุดดีจุดเด่นอย่างไรบ้าง

   นอกจากนั้น ในส่วนของการใช้ social media ในปัจจุบันนั้นมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่หลีกหนีไม่พ้น การสร้างเพจ facebook  เป็นทางเลือกหนึ่งที่จะเป็นการสื่อสารของลูกค้าให้ได้มีปฏิสัมพันธ์หรือความสัมพันธ์กับบริษัท ในการที่จะรับข้อมูลให้ข้อมูลในด้านการขายและการเข้าซ่อมศูนย์บริการ

   สำหรับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ จุดเริ่มต้นด้วยที่ฝ่ายขายในปัจจุบันนั้น บริษัท โตโยต้า มอเตอร์ ประเทศไทย จำกัด ได้มีการพัฒนาแอพพลิเคชั่นที่ผ่าน iPad ที่เรียกว่า Toyota smartsaleman สามารถที่จะให้ที่ปรึกษาการขาย (พนักงานขาย) ได้ดาวน์โหลด แล้วนำเสนอลูกค้าผ่านเครื่อง iPad  ซึ่งตัวแอพพลิเคชั่นดังกล่าวนั้น มีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะให้ลูกค้าได้รับทราบรายละเอียดของรถรุ่นต่างๆ   สีรถยนต์ อุปกรณ์ตกแต่ง  ข้อมูลสรุปราคา รวมถึงการเปรียบเทียบกับคู่แข่ง และ มีการเปรียบเทียบสเปคหรือคุณสมบัติของรถยนต์ในรูปแบบต่างๆ  มีการคำนวณค่างวดที่จะเกิดขึ้นให้กับลูกค้าได้ตัดสินใจในการเลือกซื้อรถยนต์โตโยต้า

  นอกจากนั้น ยังมีการพัฒนากลุ่ม Line หรือว่า LINE app ของโตโยต้า (TIPS TALKS) ในการให้ข้อมูลกับที่ปรึกษาการขาย ว่ารถแต่ละรุ่นต่างๆ นั้นมีจุดเด่นจุดสำคัญอย่างไร เพื่อนำเสนอลูกค้าภายใต้ LINE app จะเป็นข้อมูลข่าวสารที่เกิดประโยชน์ต่อการนำเสนอให้ลูกค้าได้รับข้อมูลที่พร้อมในการตัดเลือกซื้อเมื่อลูกค้าตัดสินใจเลือกซื้อ

 แล้วก็ต้องมีการจองแบบฟอร์มผ่านระบบคอมพิวเตอร์เช่นเดียวกัน ซึ่งก็จะมีการลงข้อมูลรายละเอียดของลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดลูกค้า รายละเอียดรถรุ่นที่จอง เงินมัดจำและเงื่อนไขอื่นๆ ที่เกิดขึ้น

   เมื่อลูกค้าจองรถแล้ว จะมีระบบอีกระบบหนึ่งที่เรียกว่า DDMS หรือว่า Dealer Distributor Management System ซึ่งระบบนี้เป็นระบบการจัดสรรรถยนต์ให้กับผู้แทนจำหน่าย ตามการจองที่เกิดขึ้น เพราะในปัจจุบัน TMT จะต้องผลิตรถตามความต้องการของผู้แทนจำหน่ายหรือของลูกค้า เพื่อไม่ให้มีรถคงกค้างจำนวนมากในระบบคลังสินค้า (Stock) อันจะเป็นการลดค่าใช้จ่ายและทำให้เกิดประโยชน์ต่อทั้งผู้แทนจำหน่าย และลูกค้าที่สั่งจองทำให้สามารถที่จะได้รับรถตามที่กำหนดได้

   โดยระบบดังกล่าวเป็นระบบภายในของโตโยต้า ซึ่งก็จะเป็นการติดต่อสื่อสารจัดสรร รับโอนรถให้กับดีเลอร์หรือผู้แทนจำหน่าย ประสานงานกัน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน นอกจากนั้นเมื่อมีระบบการจัดสรรรถ (หรือส่งมอบรถ) แล้ว  ยังมีโปรแกรมที่เรียกว่า i-CROP หรือ intelligent Customer Relationship Optimization Program โปรแกรมเป็นโปรแกรมที่บริหารข้อมูลลูกค้าหลังการขาย ซึ่งจะเป็นโปรแกรมบริหารความสัมพันธ์ในการติดต่อกับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้านั้นนำรถเข้ามาใช้ศูนย์บริการผ่านระบบการรับหมายระบบ call center เมื่อเข้ามาแล้ว จะมีระบบอีกระบบหนึ่ง คือ TOPSERV ซึ่งเรียกว่าระบบการให้บริการที่เรียกว่า top service (หมายถึง บริการยอดเยี่ยม ของโตโยต้า) ซึ่งโปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมระบบภายในที่จะเป็นการบริหารจัดการครบวงจร ตั้งแต่ข้อมูลลูกค้า ควบคุมการทำงานศูนย์บริการ คำสั่งจัดเก็บอะไหล่ การทำระบบรายงานต่างๆ ผ่านระบบออนไลน์ ระหว่างศูนย์บริการและ TMT เพื่อให้ลูกค้าและมีความสุขในการใช้บริการของโตโยต้า 

   นอกจากนี้ยังมีระบบหนึ่งขึ้นมาเรียกว่า Toyota Moment of Experiance (T-Mex) ระบบนี้จะเป็นโปรแกรมสะสมแต้มของลูกค้าโตโยต้าที่มาใช้ศูนย์บริการ จะเป็นการสะสมแต้มแลกสิทธิ์รางวัลต่างๆ  ให้ลูกค้าได้สะสม อันเป็นการนำส่งมอบความสุขอย่างไม่มีที่สิ้นสุดให้กับลูกค้าได้ประทับใจในการใช้บริการ เป็นการสะสมแต้มมีมูลค่าต่างๆ ซึ่งตรงนี้เป็นแอพพลิเคชั่นนระบบ iPad เช่นเดียวกัน  โดยสามารถที่จะตรวจสอบว่าลูกค้านั้นมีสะสมแต้มได้มากน้อยเพียงใด 

T-Mex for iPad

   อีกระบบหนึ่งที่จะเกิดขึ้น คือ ระบบ Next gen เป็นระบบรับรถซ่อมที่ทันสมัยใหม่ โดยใช้ iPad ในการรับรถ มีการตรวจสภาพต่างๆ เข้ามาช่วยในการทำงานทำให้ลูกค้าได้รับบริการที่รวดเร็วยิ่งขึ้น รวมถึงการที่ลูกค้าสะดวกในการที่จะชำระเงินผ่านระบบ  QR code ซึ่งถือว่าเป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการบริหารให้ลูกค้าได้รวดเร็วประทับใจมากยิ่งขึ้น

  ในส่วนของโปรแกรมที่เป็น Back Office หรือ ระบบการเงินบัญชี ปัจจุบันมีการนำโปรแกรมที่เป็นระดับของมืออาชีพที่เรียกว่า Prosoft Winspeed นำมาใช้ในการบริหารจัดการในระบบบริหารการเงินและบัญชี ซึ่งจะมีประสิทธิภาพในการตรวจสอบข้อมูลด้านการเงินบัญชีมีความถูกต้องแม่นยำ 

  

  จะเห็นว่า บริษัท โตโยต้าดีเยี่ยม จำกัด ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการบริหารจัดการตามนโยบายของ TMT  เพื่อที่จะให้ลูกค้ามีความพึงพอใจประทับใจอย่างยิ่งมากที่สุด และให้ลูกค้ามีความสุขในการมาใช้บริการอย่างมากที่สุด

อจ.ตุ้ย 

ผู้บันทึก

๒๘ พฤษภาคม ๒๕๖๒